DM発送代行会社比較 方法

このページではDM発送代行業者を探すための「判断基準」をまとめました。
当社お客様からの貴重な意見を参考に作りました。DM発送担当者様の判断基準にしてください。

自社に合うDM発送代行会社を見つけるには判断基準が必要です。
経験者の判断基準を参考にして自社に合うDM発送代行会社を選ぶことをお勧めします。


チェックポイントの判断基準

当社に寄せられた2006年9月から現在までのお客さんの声 819件(自筆)と 当社DM発送担当者様が直接お客様との会話中に感じた疑問やお悩みを基に作成しています。

お客様の声 819件はここをクリック
お客様アンケート原文 1111件はここをクリック
お客様アンケート集計結果はここをクリック


DM発送代行業者 比較項目

「DM発送代行業者比較表」では以下7つの項目を比較します。

 比較しやすいようにチェックシートとチェック方法を作成しました。  ご利用ください。

1 価格
2 DM発送件数にあう会社選び
3 対応
4 DM発送担当者の負担軽減
5 会社実績
6 安心・セキュリティー
7 DMで売上UPを考える場合


1 価格

DM発送代行会社を決めるときに価格は重要になります。
結果から言うとDM発送代行専門会社であれば通常特約ゆうメールを使います。
特約ゆうメールを使えば大きな価格の違いはありません。

DM発送代行会社は得意な発送件数があります。

DM発送代行で大きな差が出る項目

DM発送代金で大きなウェイトを占めるのは以下の3点です。
1 集客費用(営業社員)の負担が一番高くなります。
2 高額な設備の減価償却
3 貸倒引当金


メディアボックスでは
1 営業社員はいません。
2 高額な設備投資はありません。
3 前金性になります。
そのため低価格でのDM発送が行えます。


見積書は総額で比較してください。

・基本料金
・郵便局までの運送費
・諸費用
等が計上される場合があるためです。


返品物のEXCEL化の金額

初めてDM発送をするときには住所不明等で帰ってくるDMを処理することをよく忘れます。
次回発送のためにも宛名データの整理は必須になります。
DM発送代行会社で無料EXCELデータでもらえると大きなコスト削減になります。


2 DM発送件数にあう会社

「1000通のDM発送を業者に依頼したが断られた」
「10パターンのDM発送を依頼したら断られた」
などの話をよく聞きます。

DM発送代行会社は得意な発送件数があります。

DM発送作業には大きく3つに分かれます
・100通以上5万通まで
・5000通以上10万通まで
・3万通以上

   
   3万通未満、3万通以上の場合 図    
   

100通~5万通までが得意な会社

専任担当者(営業社員ではなく)が付いて100通以上から
DM発送を通常業務として行える会社はほとんどありません。
理由は手間と金額が合わないからです。
100通から行える会社は大掛かりな機械設備を持たず、自社ビルを持たず、
内職さんやパートさん中心の手作業で行っている会社です。
大手DM発送代行会社のどの下請け会社が多いのが特です。

5000通以上10万通が得意な会社

手作業で行う場合と小さな機械で行う場合があります。
作業は主に内職さんやパートさんに行ってもらいます。
小さな機械も入れているので作業スピードは速くなります。

10万通が得意な会社

大きな機械で行うDM発送作業が得意です。
機械を使う場合には準備作業が必要です。
少数のDMでも、作業準備は大量作業と同様になります。
そのため3万通以上は特に得意な分野になります。



3 対応

DM発送担当者の作業負担を減らすことが出来るDM発送代行会社を選ぶことが
思っているよりも重要になります。
特にトラブル時の対応ができる会社を選ぶことは大切です。

トラブル時の対応(メディアボックス例)

DM発送担当者様は通常の業務を行いながら、DM発送担当を行うことがほとんどです。
そしてDM発送作業には変更や小さなトラブルがよく発生します。
トラブル時に対応しなければいけないのがDM発送担当者です。

トラブルには以下のような内容があります。
これらのトラブルは
・未然に防ぐ
・発生時には迅速対応
・トラブル対応提案がある
のできるDM発送代行会社を選んでおくことは大きな保険になります。

問題点 メディアボックスでの解決策
宛名データ
  • 不要な宛名データ削除が必要
  • 宛名と住所の行ずれ・文字化け
  • 部署名が長すぎて収まらない
専任担当者にすぐに電話してください。
ラベル作成前にすぐに対応が必要になります。
作成後でも対応策を提案します。
進捗状況が
わからない
  • 送った封入物が届いているか
  • トラブルなく進んでいるか
  • 発送日に発送されているのか
お客様から宛名データや荷物が届くなど、何かが進行する時点でメール連絡します。
また封入部材の破損や部数不足等も速やかに連絡します。
発送中止
  • 個人情報の問題が判明
  • 自然災害
  • 封入物のミス
  • 上層部からの中止命令
発送中止は進捗状態により対応が変わります。
速やかに状況確認をしてベストな対応を提案します。
封入内容変更
  • 封入物の内容間違い・印刷ミス
  • 封入順の間違い
  • 電話番号の間違い
  • 信書に該当する
封入前なら無料で変更できます。
既に封入済みの場合は開封して封入物を取り出し、新しい封筒に再封入を行います。
住所不明等による返品物処理持ち戻り品のデータ化
  • 返品物を処理する時間がない
  • 返品物データ化ができない
  • 返品物の送料問題
持ち戻り品は当社にて基本無料でEXCELデータ化します。
返品物の現物は専門廃棄業者で廃棄します。

時間を取られない対応

電話を掛けた時にすぐに担当者につながることは大切です。
電話を何度も回されたり、電話に出た人が進行状況を知らないため
初めから説明することが無い体制のDM発送代行会社は判断ポイントになります。

メディアボックスでは
見積は3時間以内に届くか
専任担当者制度化
電話をかけて担当者につながるか



4 DM発送担当者の負担軽減

DM発送担当者は様々な負担がかかります。
具体的には以下の表になります。
実際に経験すると分かりますがかなりのストレスと不安になりますのですぐに相談でき、解決策をアドバイスできる専任担当者が付くDM発送代行会社は負担軽減になります。

問題点 メディアボックスでの解決策
本来の仕事以外に時間が取られる 増える業務
  • 進め方がわからない
  • 社内からの問い合わせ
  • 変更やトラブル処理
  • 進捗状況がわかる専任担当者が、わからないことにすぐ回答
  • 可能な範囲で不備を見つけてお知らせ
  • 変更やトラブル時の対応も相談可能
失敗すると責任が発生する 責任問題
  • 発送日が遅れる
  • 封入間違い
  • 入金処理トラブル
  • 少しでも損失を防ぐために最善の方法を担当者と相談することが可能
    時には担当者からアドバイス
  • 問題があればすぐに報告
進行状況を聞かれる どこから聞かれる
  • 上司から
  • 他部門から
  • 連携業者から
  • 工程ごとの進捗報告
  • 進捗内容を把握した専任担当者がいる
  • 電話で直ぐ・メールで3時間以内(営業時間内)に回答
変更が発生する 変更例
  • 発送中止
  • 宛名差し替え
  • DM内容物の変更
  • 変更が発生したらすぐに電話して相談ができ、担当者と現場が連携しているので迅速
  • すぐに担当者と電話がつながる
持ち戻り品のデータ化 発送後の処理
  • 封入残部の処理
  • 持ち戻りのEXCEL化
  • 返品物の処理
  • 住所不明などで不達の宛名データを無料EXCEL化
  • 個人情報があるので専属廃棄業者が残部処理
  • 返品物(や残部)の戻しが必要な場合も対応可能


5 会社実績

DM発送代行会社を選ぶときには会社概要を見ると思います。
そこに書かれていることを深読みしてみます。

東証プライム(旧一部上場)会社と何社取引があるか

DM発送代行業界は下請け構造なので一部上場会社との直接取引数は限られてきます。
また東証プライム会社は監査が厳しいため安心の基準になります。
東証プライム会社と取引を行うには
 ・企業が決めた帝国データバンクや東京商工リサーチの評価点数を上回る
 ・監査が入るので対応ができる社内体制
などが必要な場合があります。
メディアボックスでは東証プライム会社との直接取引が102社になります。

帝国データバンク・東京商工リサーチの評価点

決算書を毎年、帝国データバンク・東京商工リサーチに出している会社は信用が得られます。
評価点が付きますので取引判断材料になります。
株式会社メディアボックスでは下記になります。
帝国データバンク 企業コード:401570189
東京商工リサーチ 企業コード:401418880

直接取引実績は何社あるか?

取引実績はやはりたくさんあることが実績になります。
メディアボックスでは
取引会社数累計43,975社
取引会社数:8521社

お客様の声

お客様からの自筆の声を取り続けている会社は信用できます。
お客様の声で使われている単語をまとめて多いものから順番に並べるとその会社の状況が分かります。
下記はメディアボックスのお客様の声に使われている単語の多さを大きさに替えてあります。

メディアボックスの特徴 テキストマイニング

お客様からの評価

客観的な立場から判断されるお客様の声はその会社を知るうえで参考になります。
具体的な数字で示されていることが必要です。
実際に当社を使っていただいた1105件のお客様からの結果です。

「次回も当社を使いますか」に対して「必ず使う」「使うと思う」で合計96.3%



6 安心・セキュリティー

自社の大事なお客様情報をDM発送代行会社に渡すため、セキュリティ面や安心できるシステムがあることが比較するときには重要です。
では具体的にどこを見ればよいかを紹介します。

1 プライバシーマーク

DM発送代行会社であれば通常は取得しています。
比較する点としてはいつから取得しているかでセキュリティに重点を置いているかが分かります。
登録証のプライバシーマークの下にある「登録番号」の最後にある(9)とあるのが取得してから何回更新したかを意味します。更新を9回しているということになります。
2年に1度 更新審査がありますのでそれを通らないと更新ができません。

DM発送代行 プライバシーマーク登録証9 写真

2 発送証明書

本当に発送しているか?あるいは全部発送しているのか?心配になると思います。
特に反応率の悪かった時には特にその思いが強くなると思います。

DM発送代行会社であれば「特約ゆうメール」を使用しています。
特約ゆうメールを使用すると日本郵便納品時に「差出表」という下図がもらえます。
これで発送内容が確認できます。

差出表を受け取るのが翌営業日になる事もあるため、お客様にコピーをお渡しできるのは2営業日後あるいは3営業日後になります。

発送日・発送郵便局・数量を確認してください。

発送証明書

3 個人情報漏洩保険

万一、個人情報が漏洩した場合には専門のコンサルタントや個人情報漏洩に詳しい弁護士がすぐに必要になります。それらの対応が個人情報漏洩保険に入っていることが大切です。
当社でも下記表のように保険契約しています。

個人情報漏洩保険

4 個人情報削除は米国国家安全保障局推奨方式

お客様にとってとても重要な顧客情報をお預かりします。
顧客情報は絶対に外部に漏れないようにするために完全な削除と削除証明が必要です。

DM発送後1か月ぐらいで住所不明等の返却が完了します。
当社では返却されたDMを無料でEXCELデータ化してお返していますので1か月後ぐらいに
米国国家安全保障局(NSA)推奨基準で完全に削除(各クラスタに乱数を2回書き込んだ後に、0(ゼロ)で1回上書き)

米国国家安全保障局(NSA)推奨基準で完全に削除

5 宛名データ送信は専用システムを使用していますか?

宛名データをメール添付で送るのは危険です。
具体的には
・宛名データと暗証番号を別々に送っても、両方とも間違ったメールアドレスに送れば開封できてしまいます。
・一度送ったメールは取り消すことができない。

メール添付の問題点を解決する方法は指定したクラウドにあげて、それを取りに行く方法です。
この方法であれば送り先を間違えることはありません。
また暗証番号を知っている人以外は開くことができません。

6 廃棄物処理

住所不明等でDM発送代行会社に返却されたDMをEXCEL化した後のDMをどう処理するかになります。
専門の業者に依頼して確実に処分してもらう必要があります。

一般廃棄物収集・運搬委託契約書



7 DMで売上UPを考える場合

DM発送をする目的は売上UPではないでしょうか?
本気で売上UPをDMで考えている場合は、実例をたくさん持ち多くのコンサルタントと繋がっているDM発送代行会社が必要です。
また、実際に実例をたくさん持ち実績のある会社に聞くことが重要です。
誰に教えてもらうかが勝負を分けます。

今、DMで売上を上げるのに効果的な方法は以下の3つになります。

1 ABテスト

売上アップに欠かせないのがABテストです。
いくら良いDMを作っても比較対象が無いと分かりません。
ABテストをたくさん経験していると、ABテストを行わない会社さんは本当に損をしていると思います。
理由として
・自社のデータが蓄積できない
・DM作成よりも手間が掛からない
・費用対効果が大きい
ただ、効果のでるABテストには失敗と成功をたくさん重ねた人のアドバイスが重要になります。

ABテスト
とは 1か所だけを変えた2種類のDMを作成して
どちらのDMが下記内容で優れているかを検証する方法
・反応率
・購入率
・LTV
 ※(一定の取引期間に顧客がもたらす利益)
目的と
得られる効果
・より良い反応率を得るため
・自社の方向性を知るため
・自社の強み弱みの把握
・メールよりも確実な連絡ツール
・HPと連携してROAS(広告費用対効果)をあげる
DM発送代行会社
に求められるもの
・ABテスト実験数(300例以上)
・コンサルタントの協力
・ABテストの実施方法・手順
・ABテストの成否判断基準
・的確なアドバイスができる


2 自社HP連動DM

今までは発送したDM事態で集客を完了する形でした。
その後、2ステップが効果を上げ、3ステップも効果が大きい時期もありました。
業種・業態により違いはありますが、現在はDMをフックにしてホームページに誘導して集客する方法が効果をあげています。
ただこの方法は、簡単ではありません。
ABテストはもちろんですが、HPの連携方法や紙媒体の選択や見せ方等、今までのテストでは大きな差が出る方法です。言い換えるとしっかりやれば効果が大きい方法です。

自社HPへ誘導DM
とは 通常はDMで商品やサービスを販売します。しかしお客様は興味を持つとその会社のHPを調べに行くことが多くなっています。そこでDMで販売するのではなく興味を持ってもらうためのきっかけとして使い、HP誘導ツールとして使う方法
目的と
得られる効果
SEOやネット広告からの顧客獲得コストが高騰しています。
SEOやネット広告の目的は自社HPに来てもらうことです。
この役割をDMにやらせる方法です。
DM発送代行会社
に求められるもの
・実績数(300以上)
・状況に合わせた媒体選び
・反応率UP実例
・続けていること
・的確なアドバイスができる


3 ニュースレター

ニュースレターは一度初めて1年間続くと辞める人の少ない媒体です。
実際にニュースレターだけで売上をあげている会社様もあります。
ある会社では月に約80社発送で15年以上発送し続けています。
私はとてもコストパフォーマンスの良い媒体と実感しています。
ちなみに当社もお客様に毎月発送させていただいています。

ニュースレター
とは 昔からあるツールです。
お客様とのコミュニケーションツールです。
別名「瓦版」「通信」「便り」等という意味もあり、売込を主にするものでは無く、お客様との関係を強化するために発送します。
目的と
得られる効果
ニュースレターだけで自社商品を10年以上売り続けて会社もあります。
・自社商品を覚えてもらう
・親密度UP(接書頻度UP)
・重要連絡をする手段
・売上アップ
DM発送代行会社
に求められるもの
・DM発送会社でも出し続けている
・お客様に合ったニュースレター作成代行会社を紹介できる
・状況による用紙選びが分かっている
・的確なアドバイスができる


最近増えては来ましたが、ABテストは必ず行ってください。
御社の財産になります。
ABテストを行う場合、「ABテストを行う」と言って頂ければ2種類以上に分類しても合算しての件数に値する料金で安く発送できます。是非利用してください。




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