DM発送代行会社を使うと連絡がスムーズに取れなくなるという話をお客様からよく聞きます。
実際に問題になるのは以下のような場合です。

・至急発送を止めなければならない
・封入物の差し替えが必要になった
・封入物を追加する必要が出た
・印刷原稿にミスが見つかった
・名簿から削除したい会社が見つかった

DM発送代行会社に仕事を依頼すると、急いで連絡を取りたいことが良く発生します。
特に初めてダイレクトメール発送を行うときには多く発生します。

DM発送担当者様からすれば連絡がつかないことは大きな問題です。
1秒でも早く連絡を取らなければならないこともあります。
連絡がすぐにつかないことで大きな損害になることもあります。

ではDM発送代行会社とすぐに連絡がつかない理由は何でしょう。それは
・お客様との直接取引をせず下請けに出している
・お客様との対応者が他の業務も兼ねている
・お客様との対応者が決まっていない（電話に出た人が窓口）
・営業社員が担当しているため現場が分からない。
・営業社員が担当しているため、商談中などの理由により折り返しの電話になる。

お客様の依頼内容や進捗状況が理解でき、連絡いただいた時点で対応ができるようにするにはお客様に専任担当者がつくことで問題が解決されます。

もし専任担当者がつくと
・電話のたらいまわしがなくなる
・すぐに要件に入れる
・現状の流れが分かっている
・対応がすぐにできる
・DM発送担当者様の負担が減り、ストレスが軽減される

メディアボックスではDM発送担当者様に必ず専任担当者様がつきます。

しかし、もし専任担当者が病気などで休みの場合は問題になります。
メディアボックスでは専任担当者がもし休んでもお客さんに迷惑をかけないように以下のシステムで対応しています。

・専任担当者以外に全体の流れが分かる主任がいる
・お客様とのメールのやり取りが時系列ですぐに分かる
・お客様との電話連絡が時系列ですぐに把握できる
・お客様のDM作業の進捗状況がすぐに分かる

このシステムで専任担当者が万一休んでも進捗内容がすぐに把握できお客様に対応できます。

お客様アンケートにもありますが、専任担当者がつくことによりDM発送担当者様のストレスがいかに解消されるかが分かります。

DM発送代行を依頼するときには「専任担当者がつくか？」を必ず確認ください。

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