初めてDM発送担当を任された担当者様は思いもよらない苦労をいくつも経験されるのでは
ないでしょうか？

実際にDM発送担当者様からたくさんの話を聞いています。
一度DM発送代行を経験するとだいぶ慣れますが、それでも突然とんでもない問題が
起こることもあります。

DM発送担当者様は通常は他の主な業務をこなしながらDM発送担当をこなすことがほとんどです。
そのためDM発送の小さな変更でも、場合によっては大きな負担になります。

トラブルが発生した時に問題を大きくすることなく対応するにはDM担当者さんに負担が少ない
DM発送代行会社を選ぶことが大切になります。

ここではDM発送担当者様によく直面する実例を紹介します。

ここではDM発送担当者様によく聞く問題をもとにDM発送会社の選び方を考えます。

1. DM発送代行会社を決める時

DM発送代担当者様が初めに行う作業がＤＭ発送代行会社を決める作業からになります。
初めての場合には基本価格を重視することになると思います。
理由はＤＭ発送代行会社の判断基準が分からないためです。

実は安くＤＭ発送代行会社を使うには料金に含まれているサービス内容や対応の違いを考慮する必要があります
具体的には下記ページのチェック表を参考にしてください。
稟議のための資料作成が簡単に行える内容になっています。

https://www.dm110.jp/check_houhou.html

内容は下記項目になります。
２　ＤＭ発送担当者の作業負担
３　安全性（ＤＭを全部発送する会社）
４　会社実績
５　信頼度
６　セキュリティー
７　売上アップに貢献できる会社
８　ＤＭ発送代行会社チェックシート

相見積もりが必要な場合にはあまり多くの会社に問い合わせないことをお勧めします。
理由は頻繁な営業電話があるためです。
また中にはアポなしの直接訪問がある場合もあります。

自社基準の帝国データバンクや東京商工リサーチの評点が必要な場合も初めに調べる必要があります。

２ 依頼をする時

もし変更が発生した時には、すぐにDM発送代行会社に連絡し、対処してもらわなければなりません。
そのためにはすぐに連絡がつき、作業工程が把握できている専任の担当者が必要です。
そのためにも専任の担当者の有無と質を検討する必要があります。
当社では完全な担当者制です。
本当の専任担当者かを見極める方法は以下を確認してください。
・メールの返信が3時間以内に帰ってくるか
・電話をしてすぐに自分の担当者につながるか
・初めと違う担当者にならないか
・２回目以降の注文時にも同じ担当者か

営業社員や受付だけの担当者ではありません。
そのためお客様の状況や作業の進行度合いが把握できています。
メールに関しても状況が理解できているためすぐにメール返信することができます。
もちろん緊急事態の電話対応でもお客様の状態を把握している専任担当者が速やかに対応します。

実はメディアボックスには多くの質問が寄せられます。
よく寄せられる質問は
・安く送る方法は
・２０種類以上の封入物があるが大丈夫
・１０パターン以上あるが大丈夫か
・封入順はどうした良いか
・開封率を上げるには
・封筒は紙封筒と透明封筒のどちらが良いか
・ニュースレターに関して
・テストDMに関して
その他にも多くの質問が寄せられます。
それらの質問に実践を経験した人間が的確にこたえられるDM発送代行会社で
あると心強い味方になります。

３　宛名データを送るとき？

社内で作業が行われていればどこまで進んでいるのか、何が問題なのかがすぐにわかります。
お客様の大切な個人情報をDM発送代行会社に渡す場合には下記のチェックが必要です

１　プライバシーマークは取得しているか？
　　できればプライバシーマーク取得後１０年以上
２　個人情報漏洩に関する契約はできるか？
３　個人情報漏洩保険に入っているか？
４　監査に対応できるか
５　宛名データはメール添付ではなく専用サイトを使っての送信ができるか？
６　データ削除は認証機関の方 法を使用しているか
７　データ削除の証明書を発行できるか？
８　住所不明などでの持ち戻りの廃棄は認証機関への廃棄をしているか
９　宛名ラベルの貼り位置は無料で指定できるか
10 持ち戻りDMの宛名ラベル処理は仕分けして廃棄専門業者に依頼しているか

４. 作業進行中　印刷・封入

社内で作業が行われていればどこまで進んでいるのか、何が問題なのかがすぐにわかります。
しかし社外に仕事を出していると現状が分かりません。
もし、発送日直前になって約束の発送日には発送できないことが判明したらどうしますか？
そんなことが絶対にないとは言い切れません。
そのような心配が多くのDM発送担当者様にあります。
この問題を解決するには各作業段階で報告・連絡・相談ができていれば安心です。
当社では段階ごとに進行状態をメールで最低5回以上送っています。

進捗状況を最低５回以上メール連絡しています

・荷物の到着連絡
・宛名データの受け取り連絡
・印刷データの受け取り連絡
・発送連絡
・発送残部連絡
・宛名データ削除連絡
・その他状況に応じ印刷ミスなど気づいたことは連絡しています。
※DM発送内容により連絡事項が変わります。

考えられる印刷ミス

・荷物の到着連絡
・原稿のミス
・印刷後の修正
・出してはいけないお客様の削除
・追加で印刷が必要
・封筒印刷が必要
当社では担当者が印刷ミスに気づいたときは確認をさせて頂いています。

印刷会社からDM発送代行会社に配送

・遅延
・破損
・水濡れ
・間違った配達
・すべての荷物が揃わない

などいろいろなトラブルが起こります。
これらのトラブルを避ける一番の方法はDM発送代行会社で印刷を行うことです。
印刷に関してもDM発送代行会社の責任になるため発送遅れも激減します。
実際に印刷トラブルで発送日が送れる例はよくあります。

５. 発送時

発送が本当に行われているか心配になりませんか？
あるいは全通発送されず間引きされて発送されないかも心配です。

発送伝票のコピーをお渡しします

発送証明書とは当社から運送会社へ納品したときにもらえる日付・発送数・受領印がある受領伝票になります。
発送証明書を発送日当日にもらえる業者を選ぶと安心です。
メールに受領伝票のコピーをもらえると安心できます。

クロネコＤＭ便（旧メール便）・佐川郵メール便で送る場合は発送伝票のコピーをお渡しします。
発送証明書を発送日当日にもらえる業者を選ぶと安心です。

発送時のトラブルはいくつかの点が挙げられますが、実際の封入内容がDM発送代行会社から発送前に送られてくることが一番トラブルを防げます。

メディアボックスでは発送前に発送するDMと同じものを送付しています（初回のみ）
初めてのDM発送では思い違いや、意思疎通の行き違い、複数人での依頼などトラブルが多いのが現実です。
一番トラブルの多い初回発送も安心してできます。

６. 発送後の処理

発送後お客様から何らかのトラブル報告が寄せられたときにどうしますか？

よくあるトラブルとしてDM内容の間違い
・日にち間違い
・住所・電話番号・URL・メールアドレス・・・
・発送物が２種類の場合のテレコ（VIP客と新規客等）
・商品写真の間違い
その他にもいろいろなケースがあります。

このような場合にはいち早く対応する必要があります。
その場合には専任担当者と打ち合わせて、自社のようなトラブルがあった時の対処方法を相談してください。
当社の専任担当者は経験豊かなので適切なアドバイスができます。
また、今までにないトラブルの場合は代表取締役の私が直接かかわることもあります。

少しでも被害を少なくすることはもちろん、この失敗をより大きな信頼や利益に変える方法がある場合もあります。

返品物の処理

DM発送を行いうと住所不明などの理由でDMが戻ってきます。
実はこの段階が思わぬトラブルや追加作業などの負担が増えいます。
返品物をどのように処理したいのか初めにDM発送代行会社と決めておきましょう。

１　返品物をEXCELデータする

返品物はEXCELなどのデータにして次回発送に備えます。
通常は返品物を自社に送り返してもらい自社内で誰かがEXCELデータにすることになります。
当社では返品物を無料でEXCELデータ化してお返ししています。
当社では通常、返品物を無料でEXCELデータ化してお返しする方法をお勧めしています。

２　返品物を廃棄してもらう
廃棄してもらう場合、DM発送代行無料廃棄が一般的です。
但し、廃棄の方法を確認してください。
宛名ラベルが貼ってある透明封筒の場合には通常、中身を出してから分別して廃棄物専門業者に引き渡します。
ただこの作業にはコストがかかります。
そのため廃棄物専門業者にどのような形で廃棄しているかの確認が必要です。
当社では分別して廃棄物専門業者に引渡しています。

３　返品物を送り返してもらう
まれに返品物を送り返す場合があります。
この場合には封入物にカタログやプレゼントなど高額なものが封入されている場合です。
あるいは自社のシステム上、自社で完結することもあります。
封入物の残と返品物を同時に送り返すのか別々に送り返すのか、送り場所が複数個所になのか、複数の日程で対応ができるかの確認をしておく必要があります。
当社ではどのようにでも返品物を送り返すことができます。