無料サービス６つ
初めてのＤＭ発送代行で負担軽減
初めてＤＭ発送代行会社を使うときにはいろいろな心配事や問題点が出てきます。
ＤＭ発送担当者は普段の業務にプラスしてＤＭ発送業務を行うことが普通です。
もし問題や失敗があるとＤＭ発送担当者に責任になり、問題解決が迫られます。
そこでメディアボックスではそれらのトラブルを少しでも発生しないサポート体制を取っています。
目に見えない部分も多くありますが、実際に経験すると良く分かると思います。
ＤＭ発送担当者が抱える問題やトラブル
初めてのＤＭ発送でよく起こるトラブルは下記の表になります。
ＤＭ発送担当者の多くは、これらのどれかを体験することになると思います。
| 問題点 | メディアボックス での解決策 | |
|---|---|---|
| 業務契約・ 個人情報取決 |
契約を済ませないと進まないため発送時期が遅れる。自社での稟議が必要になり発送が遅れる。 | 当社規定でそのまま進められるので最短発送または契約内容進行中に並行して作業が進めます。 |
| 連絡が ない・遅い |
問い合わせた内容について返事がない。あるいは1営業日・2営業日後の返事になる。 | メールでのお問い合わせは3時間（営業時間内で）以内に返信させていただきます。電話は基本直接専任担当者（営業時間内）につながります。 |
| 信書確認が ない・遅い |
特約ゆうメールで発送する場合、信書は発送できません。印刷後や発送直前に「信書に該当していました」と報告を受け再印刷・普通郵便での発送でコスト増 | メディアボックスでは最初に信書確認を行います。そこで信書に該当する場合は対策を提案します。そのため印刷のやり直しや普通郵便での発送はありません。 |
| 担当者が 業務ごとに 変わる |
見積・契約書・信書確認・印刷・宛名・発送・返品物等それぞれの担当者になり、話の流れが分からず負担が増えトラブルになりやすい。 | 見積の担当者が発送完了し返品物のEXCEL化（無料）・宛名データ削除完了通知まで専任担当者が行いますのでどの時点での質問もスムーズに行えます。トラブル時も安心です。 |
| 進め方が 分からない |
どのように進めて行くか分からない。初めに知っていれば二度手間にならなかった。 | お見積を頂いた時点で納期を最短にするために何をすればよいかを連絡します。その後も順次メールでやり取りをしていきます。 |
| 宛名データ の不備 |
|
専任担当者にすぐに電話してください。ラベル作成前に、すぐに対応が必要になります。 作成後でも対応策を提案します。 |
| 印刷物・発送内容 の 確認がしたい |
発送前に印刷物のクオリティや封入物が思っていた通りか確認したい。 | 初めてのお客様には発送前に発送物と同じものを無料で送らせて頂いています。 |
| 発送完了 | 本当に全部が発送されているのか心配 | 日本郵便に差出す時にもらう差出表に受領印をもらいます。差出郵便局・日付・重さ・個数が記載されています。このコピーを送らせて頂いています。 |
| 進捗状況が 分からない |
|
お客様から宛名データや荷物が届くなど、何かが進行する時点でメール連絡します。また封入部材の破損や部数不足等も最低5回以上連絡します。 |
| 発送中止 |
|
発送中止は進捗状態により対応が変わります。 速やかに状況確認をしてベストな対応を提案します。 |
| 封入内容変更 |
|
作業前・作業中・作業後により、指示変更から開封してやり直すなどいくつか提案ができます。 |
| 宛名データ 削除 |
重要な宛名データが本当に削除されているのかが心配 | 米国国家安全保障局（NSA）推奨基準で完全に削除。削除した画面のコピーをメール添付で送ります。 |
| 住所不明 による 返品処理 |
|
持ち戻り品は当社にて基本無料でEXCELデータ化します。 返品物の現物は専門廃棄業者で廃棄します。 |
無料トラブル対策は６つです
これらのトラブルが出ないように、以下のサービスを行っています。
初めてＤＭ発送会社に依頼するときには安心できるサービスになっています。
【無料】 信書確認・提案
ＤＭ発送代行専門会社は安くＤＭを送る場合には日本郵便と大口契約をして特約ゆうメールというものを使います。
現在この特約ゆうメールが通常のＤＭ発送代行料金が一番安くなります。
しかしこの特約ゆうメールを使いう場合には通常郵便とは違いいくつかの制約があります。
その中で信書は特約ゆうメールで発送できないというものがあります。
「信書とは」の説明は複雑になりますので詳しくはこちらで確認してください。
この信書確認は難しいので当社が代行して行っています。
実際に信書に該当することもあります。
その場合には信書にあたる部分を変更する提案をします。
また裏技として、添え状というもので代行する場合もあります。
これらの案内を印刷前に依頼いただいております。
信書確認は印刷前にメディアボックスに見せてください。
【無料】 初回、ＤＭ発送物見本を送ります
ＤＭ発送前にどのような内容になっているかが不安になると思います。
- 印刷は間違っていないか？
- 印刷の仕上がりは大丈夫か
- 封入順序は合っているか
- 封入の向きは大丈夫か
- 上司に確認するように言われているが
これらの不安を取り除くには実物を確認するのが一番です。
ＤＭ発送前に実際に発送する封入済みのＤＭを送ります。（※状況によりできない場合もあります）
【無料】 最低5回以上の進捗報告
進捗状況が分からないと心配になります。
特に初めての時には
- 何か問題が発生していないだろうか
- 発送時期が延びたるようなことはないか
- 追加料金がかかったりしないか
など心配はたくさん出てきます。
また、問合せや報告がある場合もあります。
- 上司から
- 他部門から
- 連携業者から
このような問題をメディアボックスでは作業工程でメール連絡しています。
- 荷物の到着
- 印刷データ到着
- 宛名データ到着
- 入金についてのお知らせ
- 発送完了
- 宛名削除完了
- 他
【無料】【重要】 発送証明を送ります
発送についての心配もあります。
- 本当に全部発送しているのか？
- 約束の発送日に発送しているのか？
- 上司から発送確認の指示が出ている
- テレアポ部隊への連絡が必要
- 連携ＨＰのデータ収取
いろいろなことがＤＭ発送時点から始まります。
また社内で本当に発送されているのか懐疑的になる場合もあります。
また、問合せや報告がある場合もあります。
- 上司から
- 他部門から
- 連携業者から
発送証明は下記の提出物（差出表）になります。
差出表はメディアボックスから日本郵便に郵送物を納品したときにもらう証明書です。
ここには
１ 大きさ・重さ・個数
２ 差し出した日本郵便局名
３ 処理日
が分かります。
メディアボックスではこの差出表をメール添付で送らせて頂いています。
【無料】 宛名データ削除証明（米国国家安全保障局（NSA）
自社の大切な宛名データが悪用されていないだろうか？
本当に削除されているのだろうか？
等、不安になると思います。
メディアボックスでは米国国家安全保障局（NSA）推奨基準で完全に削除。 （各クラスタに乱数を2回書き込んだ後に、0（ゼロ）で1回上書き） を使い完全削除を行い完全削除完了画面をメール添付で送らせて頂いています。
【無料】 返品物のEXCELデータ化
初めてのＤＭ発送で忘れがちなのが、住所不明等で返還されたＤＭのデータ化です。
このデータ化を行わないと、
- 次回発送時、無駄な発送費用が掛かる
- データベースを最新の状態に保てなくなる
- 返還ＤＭの数や傾向など対策が打てなくなる
しかし返却されたＤＭをEXCEL化するのは大変な労力がかかります。
外注しても料金が発生します。
メディアボックスではこの返品物のEXCELデータ化を無料で行っています。
まとめ
DM発送代行会社はどこでも同じではありません。
下記のような特徴があります。
- 大手通販会社、大手広告代理店など大量発送が得意
- 業界特化型
- 100通から10万通発送のお客様から直接依頼を受ける
（メディアボックスはこれに当たります） - 下請け（業界構造として大半がこれに当たります）
さらに以下の内容に当てはまりましたらメディアボックスに連絡をしてください。
- 安くDM発送代行
- 進捗状況を細か連絡
- すぐに進捗状況が分かる担当者と連絡ができるように
- 情報漏洩対策がしっかりしてほしい
- 無料で発送証明が必要
- 宛名データ削除証明が必要
- 無料で返品物のEXCELデータ化
- 無料で発送前に発送物の封入状態を確認したい
※お見積を頂いても営業電話はいたしませんのでご安心ください。
当社はお客様と直接取引をする会社です。
当社の特徴は初めてのお客様が快適に使えることが特徴です。
下記ページもＤＭ発送を行う前に読まれることをお勧めします。